Offre de poste temporaire (durée indéterminée)
Salaire à partir de : 44 177 $
Nature de l'emploi
Le rôle principal du titulaire consiste à assister les professionnels desservis (avocats) dans la gestion de leurs dossiers et de leur temps. Il participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité administrative et suggère des méthodes de fonctionnement, effectue les travaux de secrétariat général et plus particulièrement, de nature juridique. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’unité administrative.
Exemple de tâches et responsabilités
- Assiste son supérieur immédiat dans l’ensemble de ses fonctions.
- Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers légaux selon les normes et exigences légales en sus des aspects administratifs des dossiers.
- Prépare, dactylographie, met en forme, rédige et produit la correspondance ainsi que les documents de nature juridique à partir de textes manuscrits, sténographiés ou enregistrés au dictaphone tels que des actes de procédure civile ainsi que divers documents pour les tribunaux de droit commun et les tribunaux administratifs. Assure le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires.
- Effectue la révision finale des documents et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de la conformité aux procédures juridiques, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
- Gère au quotidien et respecte rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédure civile et en assure le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux. Tient à jour divers rapports, listes, registres, rôles d’audition et manuels de droit.
- Tient à jour l’agenda des professionnels desservis, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
Exigences
Formation : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en techniques de secrétariat juridique.
Expérience : Trois (3) années d’expérience à un poste de secrétaire juridique.
Équivalences : Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique et deux (2) années d’expérience à un poste de secrétaire juridique ou technicien juridique.
Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau, option secrétariat juridique et une (1) année d’expérience à un poste de secrétaire juridique ou de technicien juridique.
Connaissances générales minimum requises
Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification.
Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro).
LIEU DE TRAVAIL : 415 Saint-Antoine, O, Montréal, H2Z 1H8
Demande d'inscription
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné des attestations d’études au Service des ressources humaines, au plus tard le 2 février 2020 à 16 h 30, par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Service des ressources humaines
Le 23 janvier 2020