Offre de poste temporaire
Secrétaire administratif (ve)
Service d'accueil des demandes de logement et de référence
Salaire annuel : à partir de 45 061 $
Vous êtes à la recherche de nouveaux défis qui rejoignent vos valeurs sociales?
Vous êtes sensible à l’amélioration des conditions de vie des personnes défavorisées?
L’Office municipal d’habitation de Montréal est à la recherche de vos talents!
Nature de l'emploi
Sous la supervision d'un directeur de Service, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de son ou ses supérieurs par la prise en charge et la résolution de problèmes. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’unité administrative. Il assure également le support administratif et clérical de ce groupe et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.
Admissibilité
Formation:
Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.
Expérience minimum requise:
Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat.
*Équivalences de formation et expérience reconnues
Divers
Connaissances générales minimums requises:
Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.
Exemples de tâches et responsabilités :
Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du comité de sélection mensuel.
Répond aux demandes d’information des représentants des élus.
Tient à jour le registre de suivi des communications des demandeurs.
Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
Lieu de travail : 415, rue Saint-Antoine ouest à Montréal, Québec, H2Z H18
Demande d'inscription
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation ainsi que leurs attestations d’études à l’attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 11 octobre 2020 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca