OFFRE DE POSTE PERMANENT
Salaire annuel : 49 095 $ à 61 365 $
NATURE DE L'EMPLOI
Sous la supervision du directeur de Service, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail du personnel d’encadrement par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes de nature administrative ou opérationnelle et de supporter le personnel du service à la clientèle dans la préparation de la correspondance et des documents légaux. Il participe à la coordination des activités et dossiers du Service. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique du Service et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.
ADMISSIBILITÉ
Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.
Expérience : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable.
Quatre (4) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).
Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)
ou
Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)
DIVERS
Connaissances générales minimum requises :
Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification.
Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.
EXEMPLES DE TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Assiste et supporte au quotidien son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et assure l’exécution, en son absence, de ses demandes et/ou mandats.
- Voit à la gestion de problèmes quotidiens ne nécessitant pas l’intervention du directeur de secteur et au suivi et rappel des divers échéanciers du secteur.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein du secteur et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Effectue la gestion d’agenda du supérieur selon les priorités planifiées, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur.
- Assiste à des réunions de son équipe de travail, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Participe aux rencontres des comités de locataires (comités de secteur) et rencontres avec les préposés à la sécurité des locataires, en prépare la documentation, ainsi que les avis de convocation et en rédige le compte rendu.
- Assure la transmission d’informations relatives aux divers règlements et politiques envers les divers intervenants sociaux et élus politiques et la transmission d’informations corporatives (politiques, procédures, lois et règlements) régissant les activités des secteurs et émanant des différents services centralisés.
- Assure un support direct aux directeurs à l’entretien et aux réparations dans l’élaboration et la rédaction de documents destinés aux locataires et/ou organisationnels (avis, lettres personnalisées, etc.) et au directeur de la gestion immobilière dans la préparation, la planification et la mise en page des contrats de service, tableaux divers, lettres, etc.
- Exécute la réception, le traitement et/ou établit la priorité et l’assignation adéquate du courrier et des appels téléphoniques, rédige des projets de réponse et signe la correspondance d'ordre général pour le traitement des dossiers.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de son secteur et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
- Supporte l’agent de recouvrement, les agents de location et le personnel du service à la clientèle (DSC, PRL) dans la préparation de la correspondance et des documents légaux et en assure la saisie informatique (préparation demande à la Régie, suivi des dossiers, saisie des avis d’auditions, envoi documentation par huissier, mise en demeure, etc.).
- Agit comme intervenant de première ligne dans la résolution ou le support informatique du groupe de travail et collabore avec le service informatique centralisé pour des problèmes de plus grande complexité.
- Assure la compilation et la recherche des statistiques reliées à la location et en assure la saisie informatique.
- Assure et effectue l’impression massive des correspondances des agents de location et procède à la cueillette des documents à joindre (vignettes stationnement, guides, enveloppes et étiquettes).
- Reçoit et saisit au système informatique au nom du directeur responsable ou du personnel du secteur, toute plainte reçue de locataires et en tient un registre.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel de bureau et des gestionnaires, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel du secteur.
- Assure, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.
LIEU DE TRAVAIL : 2247, rue Delisle à Montréal, Québec, H3J 1K4
DEMANDE D'INSCRIPTION
Les personnes intéressées qui désirent poser leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné des attestations d’études à l'attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 05 mars 2020 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca.
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Service des ressources humaines
Le 20 février 2020