Poste temporairement vacant
(Durée : 12 mois avec possibilité de prolongation)
Service de l’approvisionnement
Salaire à partir de 36 345 $
Nature de l'emploi
Sous la supervision du directeur de l'unité administrative, le rôle principal du titulaire consiste à effectuer une variété de travaux administratifs, selon des méthodes et procédures établies et de nature ou complexité variable, caractérisés par la recherche, la cueillette, la vérification, la préparation, l'agencement et la transmission de données. Le titulaire assure également le support administratif et clérical de l'unité administrative.
Admissibilité
Formation académique minimum requise :
Secondaire V professionnel (DEP) en secrétariat.
Expérience minimum requise :
Trois (3) années d'expérience à un poste comparable
Ou
Quatre (4) années d’expérience à un poste en secrétariat.
Exemples d'équivalences généralement reconnues :
Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et trois (3) années d'expérience en secrétariat.
Ou
DEC en techniques de gestion de bureau et une (1) année d'expérience à un poste de secrétariat.
Connaissances générales minimum requises :
Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais, aptitude à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.
Exemples de tâches et responsabilités
- Procède au traitement de la correspondance et du courrier en disposant des questions mineures ou routinières à l'aide de lettres types.
- Complète, maintient à jour et compile des questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs requis pour la prise de décisions relatives à l'organisation.
- Voit à la reproduction de documents de toute sorte ainsi qu’à sa diffusion aux différentes clientèles. participe à l’élaboration et tient à jour le système de classement des documents ou dossiers.
- Voit à la préparation et au suivi manuel et/ou informatique des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre.
- Transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, règlements, normes et procédures en vigueur dans son unité administrative.
- Voit à appliquer avec discernement les règles, normes et procédures de l'Office et veille au suivi des échéanciers.
- Exécute des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc.
- Fournit des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes.
- Participe à la réalisation de projets, recherches, dossiers ou analyses relatifs à l'administration de l'unité administrative.
- Assure la préparation matérielle des réunions, conférences ou séances d'information, procède à la convocation des participants, voit à la préparation de l'ordre du jour et à la fourniture de la documentation pertinente.
- Fait fonctionner, selon les besoins, les machines de bureau d'usage courant.
- S’assure que l’unité administrative dispose de stocks suffisants en fourniture et équipement de bureau et voit à son renouvellement.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de son unité administrative afin de s'assurer qu'ils sont exempts d'erreur grammaticale, d'orthographe et autres.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe, qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
Responsabilités spécifiques au Service de l’approvisionnement :
- Réception de factures et préparation pour paiement, transfert budgétaire, appel de livraison (ouverture et fermeture); réception des soumissions.
- Préparation de l’affichage des appels d'offres publics sur le SEAO, avis aux fournisseurs de la publication de l’appel d’offres, préparation et envoie des documents pour les appels d’offres sur invitation.
- Relances de toute sorte auprès des fournisseurs (intentions de soumissionner, formulaire d’évaluation, etc.).
- Correction des fournisseurs sur Oracle, création des comptes entrepreneurs dans le système SIGLS et des comptes fournisseurs dans le système financier (Picsou).
- Participation aux ouvertures de soumissions et appels d'offres.
- Secrétariat des comités de sélection et des régies du Service.
- Suivi et mise à jour de listes et tableaux des sous-traitants, fournisseurs, plan de mesures d’urgence.
- Mise à jour du tableau des assurances (responsabilité civile).
Lieu de travail: 5800, rue Saint-Denis, Montréal, H2S 3L5
Demande d'inscription
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation ainsi que leurs attestations d’études à l’attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 14 juillet 2019 à 16 h 30 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca
Seuls les candidats retenus seront contactés».
Service des ressources humaines
Le 3 juillet 2019