Salaire annuel : de 47 330 $ à 59 218 $
SOMMAIRE DE L’EMPLOI
Sous la supervision du Directeur général, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de son supérieur et à le seconder par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes et litigieux de nature administrative ou opérationnelle. Il participe à la planification, à la coordination et au suivi des activités en relation avec le fonctionnement de la direction générale. Il effectue les tâches relatives à la gestion et l’organisation de la direction. Il assure le support administratif et clérical du personnel cadre auprès du directeur général et du personnel cadre de la direction générale.
RESPONSABILITÉS
Assiste son supérieur dans l’ensemble de ses fonctions et dans l’évolution de divers mandats ou dossiers et effectue le suivi auprès des divers intervenants.
Maintient des communications avec le bureau du maire, les bureaux des membres du Comité exécutif, le bureau de la présidence de la SHQ, et s’assure du suivi des dossiers en leur provenance.
Assure la gestion administrative de la direction générale, celle du personnel cadre de la direction générale et règle les questions complexes et litigieuses de nature administrative ou opérationnelle.
Analyse la correspondance reçue et en dégage les actions, rédige et signe la correspondance d’ordre général.
Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques et des visiteurs. Identifie les urgences et les priorités.
Gère l’agenda du directeur général selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.)
Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s’assure de la disponibilité des crédits.
Participe à l’organisation des réunions, y assiste, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l’esprit des discussions et des décisions intervenues et en assure le suivi.
Assure la transmission d’informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités de la direction.
Organise les tournées d’inspection pour le contrôle de qualité de l’entretien des bâtiments.
Peut avoir à coordonner et superviser le travail d’autres personnes.
Assure, lorsque requis, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.
PROFIL DE QUALIFICATIONS
Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureau et deux (2) années d’expérience à un poste comparable ou quatre (4) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative) ou
Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative) ou
Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).
Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l’anglais parlé et écrit.
Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens du service à la clientèle.
Autonomie, sens de l'organisation et de la planification.
Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.